Productividad en tiempos de crisis
Difíciles tiempos los que estamos enfrentando, sin duda, y dentro del sinnúmero de factores que intervienen en hacer difícil esta situación se encuentra nuestra cultura laboral muy orientada al regaño o castigo. Me explico: en la pequeña y mediana empresa, es práctica común que el incentivo para un buen trabajador sea la ausencia de regaño, y no la satisfacción o incentivo al cumplir con metas, u objetivos. En algunos casos es normal incluso el no contar con un plan de trabajo y en su lugar una rutina, que en ocasiones incluye periodos de inactividad e improductividad, en el que las metas brillan por su ausencia.
El trabajo desde casa, tan recomendado (si es que no exigido), pone a prueba al colaborador y a la organización, puesto que por diferentes circunstancias las exigencias cambian, pero la necesidad de generar resultados continúa; en general estos tiempos nos obligan a replantear la forma en que nos relacionamos jefes y subalternos, así como la forma en que regularmente medimos el desempeño del individuo y la organización, he aquí algunas recomendaciones para incrementar la productividad:
a) Inicia el día con una reunión. Esta reunión marcará el arranque del día laboral, en ella se verán de manera general los resultados del día anterior, de ser posible, también el avance del resultado mensual; las prioridades del día, los objetivos del día, tal vez la asignación de tareas dependiendo del giro de la organización y su nivel de especialización. Los elementos del equipo pueden conectarse (con audio y video) por medio de plataformas como ZOOM, WEBEX, SKYPE, etc. Esta reunión deberá durar máximo 25 minutos.
b) Contar con una plataforma de trabajo en la que puedan publicar las tareas y que estas sean visibles para el equipo, plataformas en línea como TRELLO, ASANA, etc., proporcionan este servicio de manera muy accesible y en algunos casos sin costo. En estas plataformas podemos compartir información alrededor de la tarea u objetivo y que esta sea accesible a todos los interesados en todo momento, aligerando la carga usual de aplicaciones como WhatsApp en la que se genera información que se pierde en el tiempo al abrirse nuevas conversaciones. Estas plataformas permiten además de establecer fechas, agregar archivos y etiquetas a las tareas, por parte de todos por lo que enriquecen la colaboración y favorecen la comunicación, indispensable en el trabajo en equipo.
c) Reportes al final del día, especialmente el personal trabajando desde casa: es necesario hacer un corte del resultado del día, del avance de las tareas críticas, los problemas encontrados o situaciones extraordinarias, estos reportes deben de ser analizados y utilizados nuevamente en la reunión de arranque del siguiente día.
Hasta la próxima.
El autor es consultor y director general de 3TCConsulting.
eduardo.estrada@3tcconsulting.com